Teletrabajo: cómo ser eficientes desde casa

14 · abril · 2020

Ante el aumento del teletrabajo en el país producto de la pandemia, el académico y Director del Departamento de Ingeniería en Diseño de la USM, Leonardo Madariaga, explica cómo el diseño de espacios y la organización efectiva del trabajo en casa permite desarrollar un teletrabajo eficiente.

En el marco de la crisis sanitaria que hoy nos afecta, el teletrabajo ha surgido como una modalidad de empleo segura para los trabajadores a nivel nacional e internacional, principalmente para aquellos que trabajan en modalidad oficina, por lo que muchas empresas y entidades, entre ellas, nuestra Casa de Estudios, han optado por impulsar este método de trabajo a distancia en beneficio de la salud de su personal.

Para el Director del Departamento de Ingeniería en Diseño de la USM, Dr. Leonardo Madariaga, esta modalidad de trabajo “requiere de una cultura en la que se entienda que el teletrabajo no implica sólo adaptar algunos procesos de trabajo a la modalidad remota, si no que usar esta modalidad como una oportunidad para mejorar ciertos procesos. Por ejemplo, la videoconferencia permite reunir a personas que pueden estar en diferentes ubicaciones –y husos horarios– a la misma vez, para tomar decisiones más integradas”.

Para poder desarrollar teletrabajo de forma exitosa y productiva, el académico señala que es importante un adecuado diseño del espacio de trabajo, lo que en muchas ocasiones es complejo, pues no todos los trabajadores cuentan con un espacio en sus hogares para habilitar como oficina, a lo que se suman las distracciones que se pueden tener en el hogar.

“En general, en la literatura científica existe consenso en relación a que un adecuado diseño del espacio de trabajo afecta positivamente la productividad. El espacio puede ser entendido como un ecosistema de  interacciones entre seres vivos y objetos, donde los principales factores que inciden son: el entorno físico, que involucra luz, acústica, mobiliario, color y organización del espacio; el entorno social, que involucra los sistemas de comunicación e interacción entre los ocupantes del espacio, y el entorno exterior al espacio mismo de trabajo, que involucra los espacios naturales, los espacios comunes y las condiciones generales que lo rodean, como la ventilación y la luz natural”, afirma.

En este contexto, el Dr. Madariaga agrega que “es muy importante poder definir un espacio de trabajo adecuado, acorde a nuestras posibilidades. No existe una regla general, porque depende de cada persona, de sus posibilidades y necesidades personales, pero hay estudios que indican que tener acceso a luz natural y paisajes naturales mejoran la sensación de confort. Además, es deseable un cierto grado de privacidad acústica y visual, sobre todo en entornos abiertos o dónde circulan personas continuamente”.

Distracciones y organización efectiva en casa

El contexto actual nos ofrece un escenario de teletrabajo distinto, en el cual el trabajador debe desempeñar sus labores con la presencia de su familia en el hogar, sobre todo en los casos en que hay niños, ya que no están asistiendo a clases, a lo que se suma el auge de las redes sociales y el uso de la tecnología.

¿Qué sucede con las distracciones al momento de trabajar en casa?

Las distracciones son un gran problema en cualquier ambiente de trabajo. Un estudio de hace más de 10 años atrás indicaba que las personas en el trabajo son interrumpidas al menos cada tres minutos por actividades humanas o digitales y que, en promedio, un 28% del tiempo productivo es perdido por las distracciones. Ahora, con el auge de las redes sociales y los múltiples canales de comunicación, tenemos que lidiar con una evidente sobrecarga de información prácticamente todos los días, en todo momento. Por eso, es importante entender qué es una distracción para poder disminuir esta sobrecarga, sobre todo pensando en el teletrabajo.

Hay que comprender que, en este contexto, una “distracción” es una forma de “interrupción del trabajo”, y hay distintos tipos de interrupciones. Las de tipo totales, que son las que a uno lo desconectan totalmente de lo que está haciendo, como por ejemplo una llamada telefónica o, en el caso de la casa, algún problema doméstico urgente. También están las de carácter dominante, que nos desconectan parcialmente de nuestras tareas, como salir a dar una vuelta o tomar un café. Estas pueden ser buenas si se usan para alternar el trabajo con instancias recreativas para despejarse. En cambio, las distracciones son aquellas interrupciones que a uno le permiten seguir haciendo el trabajo, pero van de a poco afectando la atención como, por ejemplo, una conversación de chat o una actividad rutinaria que está sucediendo en la casa, como alguien cocinando (con el ruido que conlleva). Por último, están las interrupciones de fondo, como la música o estar preocupados de un evento que tenemos programado más adelante. Estas nos restan progresivamente velocidad y precisión. Trabajar en la casa sin duda es un desafío, porque van a haber más interrupciones de los cuatro tipos y no podremos controlarlas en su mayoría, porque son parte de la esencia social y productiva de la casa.

En este mismo contexto, ¿cuán importante es tener una organización efectiva de las tareas bajo la modalidad de teletrabajo?

Las personas que son efectivas trabajando en la casa de manera remota han logrado integrar su dinámica de trabajo a la dinámica del hogar. Su organización diaria cubre tanto el ecosistema de tareas productivas como domésticas. Por ejemplo, hay personas que se organizan con una rutina en que programan una interrupción total, como por ejemplo salir a pasear a una mascota o ir a comprar el diario, después de tener una serie de reuniones online. O hay personas que se levantan antes que el resto de su familia para organizar y avanzar en su trabajo y después poder desayunar con quienes lo rodean para después volver al teletrabajo.

La organización debe considerar que uno no estará aislado del espacio ni de las personas que cohabitan en la casa, y cómo poder aprovechar eso en vez de que limite las tareas productivas. Comprender cómo puede funcionar eficientemente esta modalidad en el escenario actual implica un compromiso tanto del empleador como del trabajador, sobre todo para quienes recién se integran a esta modalidad, ya que al comienzo hay muchos desafíos que tienen que ver con una curva de aprendizaje en el uso de ciertas herramientas tecnológicas, pero pasado ese punto, los empleadores y trabajadores se pueden dar cuenta que hay oportunidades de hacer las cosas diferentes e incluso, mejor.

Algunas recomendaciones

-Definir un espacio de trabajo adecuado, de acuerdo a las propias necesidades. Es recomendable que este espacio tenga acceso a luz natural y una buena ventilación. Hay estudios que indican, además, que poder observar paisajes naturales desde el espacio de trabajo mejora la sensación de confort.

-Se puede definir más de un espacio de trabajo, según el calendario o tipo de tareas a desarrollar. Por ejemplo, para enviar y leer mails se puede usar un espacio más abierto y propenso a distracciones. En cambio, para tener videoconferencias o reuniones a distancia, se recomienda elegir un espacio aislado en el cual exista una mayor privacidad acústica, lo que incluso da como opción el patio o el balcón del hogar si es que el ruido de fondo es poco.

-Las posturas físicas al trabajar también son importantes. Una recomendación general es alternar posturas al menos cada treinta minutos, por ejemplo, alternando entre estar sentado y estar de pie. También es una buena alternativa pararse y caminar unos minutos si uno debe permanecer sentado por periodos muy largos.

-Integrar la dinámica del trabajo a nuestras actividades diarias en el hogar, buscando la forma más idónea de dar espacio a ambas durante la jornada.

 

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